Office 2010

Criar um recurso de agendamento de reuniões no MS Outlook

Um recurso de Outlook pode ser uma sala de reunião, um projetor, um equipamento ou qualquer dispositivo ou ambiente que precise ser gerenciado sem que alguém tenha a responsabilidade de cuidar dele. Para isso, um novo usuário deve ser criado com o nome do recurso solicitado como no exemplo abaixo:

1-    No servidor de Exchange, crie um novo usuário com o nome do recurso:

2-    Insira uma senha que possa ser acessada novamente e marque as opções para não alterar password e que o recurso nunca expire a senha.

3-    Crie a caixa de correio do recurso e finalize a criação dele.

4-    Faça logon com o nome do recurso e a senha que você definiu nos passos 1 e 2.
Abra o Outlook > ferramentas > opções
Clique em opções de calendário

5-    Clique em agendamento de recursos

6-    Marque as opções de acordo com as informações abaixo:

(o) Aceitar automaticamente solicitações de reunião e processar cancelamentos:  As reuniões serão aceitas automaticamente se, e somente se, não existir outro agendamento no horário daquela reunião.
(o) Recusar automaticamente solicitações de reunião conflitantes: O recurso não pode ser usado por duas pessoas ao mesmo tempo por exemplo, um projetor não pode estar em duas reuniões e apresentar duas imagens ao mesmo tempo.
(o) Recusar automaticamente solicitações de reunião recorrentes: Não será possível agendar reuniões se o agendamento ocorrer por mais do que a primeira vez. Geralmente é utilizado em empresas que não permitem o uso inadequado de salas ou equipamentos.

Com as opções marcadas, clique em OK três vezes.
Feche o Outlook e faça logoff.

7-    Com o seu usuário logado no servidor, abra uma nova solicitação de reunião (CTRL + SHIFT + Q) e adicione a sala como a seguir:
Clique em PARA:
O nome dos convidados devem ser preenchidos em NECESSÁRIO ou OPCIONAL.
O recurso deve ser preenchido em RECURSOS.

OBSERVAÇÃO: Caso o recurso seja preenchida nos campos NECESSÁRIO ou OPCIONAL a reunião não será agendada corretamente.
OBSERVAÇÃO2: Caso o recurso não aceite a reunião por já estar agendado, uma mensagem de negação de convite será apresentada.
OBSERVAÇÃO3: Caso o recurso aceite, uma mensagem será apresentada confirmando o agendamento.