Um recurso de Outlook pode ser uma sala de reunião, um projetor, um equipamento ou qualquer dispositivo ou ambiente que precise ser gerenciado sem que alguém tenha a responsabilidade de cuidar dele. Para isso, um novo usuário deve ser criado com o nome do recurso solicitado como no exemplo abaixo:

1-    No servidor de Exchange, crie um novo usuário com o nome do recurso:

2-    Insira uma senha que possa ser acessada novamente e marque as opções para não alterar password e que o recurso nunca expire a senha.

3-    Crie a caixa de correio do recurso e finalize a criação dele.

4-    Faça logon com o nome do recurso e a senha que você definiu nos passos 1 e 2.
Abra o Outlook > ferramentas > opções
Clique em opções de calendário

5-    Clique em agendamento de recursos

6-    Marque as opções de acordo com as informações abaixo:

(o) Aceitar automaticamente solicitações de reunião e processar cancelamentos:  As reuniões serão aceitas automaticamente se, e somente se, não existir outro agendamento no horário daquela reunião.
(o) Recusar automaticamente solicitações de reunião conflitantes: O recurso não pode ser usado por duas pessoas ao mesmo tempo por exemplo, um projetor não pode estar em duas reuniões e apresentar duas imagens ao mesmo tempo.
(o) Recusar automaticamente solicitações de reunião recorrentes: Não será possível agendar reuniões se o agendamento ocorrer por mais do que a primeira vez. Geralmente é utilizado em empresas que não permitem o uso inadequado de salas ou equipamentos.

Com as opções marcadas, clique em OK três vezes.
Feche o Outlook e faça logoff.

7-    Com o seu usuário logado no servidor, abra uma nova solicitação de reunião (CTRL + SHIFT + Q) e adicione a sala como a seguir:
Clique em PARA:
O nome dos convidados devem ser preenchidos em NECESSÁRIO ou OPCIONAL.
O recurso deve ser preenchido em RECURSOS.

OBSERVAÇÃO: Caso o recurso seja preenchida nos campos NECESSÁRIO ou OPCIONAL a reunião não será agendada corretamente.
OBSERVAÇÃO2: Caso o recurso não aceite a reunião por já estar agendado, uma mensagem de negação de convite será apresentada.
OBSERVAÇÃO3: Caso o recurso aceite, uma mensagem será apresentada confirmando o agendamento.

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